Wir unterstützen unsere Kunden häufig in Situationen, die von vielen Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder, enger Timelines und sehr vielen Controlling und Reporting Vorgaben geprägt sind. 

Gerade bei großen Transformations- oder Integrationsprogrammen sind die Kalender der internen Wissensträger wochenlang mit Meetings ausgefüllt, so dass sie ihre Expertise und Erfahrung nicht zielgerichtet in diese großen Programme einbringen können. 

Hier bedarf es klarer und effizienter Strukturen, transparente Kommunikationswege und einheitliche Priorisierungs- und Reporting Standards. 

Schlüsselressourcen müssen entlastet werden und ihr Wissen und ihre Expertise für den Erfolg der Projekte zielgerichtet einbringen können. 

Ein Weg dies zu erreichen, ist die Implementierung einer Programm Governance, wie das folgende Beispiel zeigt: 

Ausgangslage

Ein großes deutsches Finanzinstitut hat nach der Übernahme eines Konkurrenten zwei Kernbankensysteme in Betrieb. Ziel der Übernahme sind erhebliche Einsparungen sowie eine Optimierung des Leistungsportfolios.​ 

Ein wesentliches Element dieses Plans ist die Migration der Produkte, Kunden und IT-Systeme auf die bestehende IT-Landschaft, um jährliche Einsparungen von 300 Mio. EUR zu erzielen.

Herausforderung 

Insgesamt finden wir eine unübersichtliche Gesamtsituation vor, bedingt durch eine fehlende Programm-Governance und unzureichende Planung des Programms und der Projekte, sowohl hinsichtlich der Lieferinhalte als auch bezüglich benötigter Budgets und Kapazitäten.  

Darüber hinaus bestehen erhebliche Kommunikationsdefizite innerhalb des Programms sowie Budgetknappheit während des gesamten Lebenszyklus.  

Diese nicht optimalen Rahmenbedingungen treffen wir bei vielen unserer Kunden an. Die Konsequenzen fehlender (Detail-) Planungen, unklarer Kommunikationswege und fehlender Transparenz zum Zielbild sind folgende: 

• Verzögerungen und wiederkehrende Verschiebungen von Auslieferterminen für Lieferinhalte (Scope)

• Überlastung von Schlüsselressourcen

• Arbeitsatmosphäre geprägt von Hektik, Stress und Überforderung

Diese Konsequenzen haben einen sehr großen Impact auf die initial aufgestellte Transformations-Roadmap und die zeitliche Planung. 

Lösungsansatz 

In solchen Situationen ist eine sehr pragmatische, anpackende Arbeitsweise maßgeblich für den Erfolg! Hier helfen effiziente, zielgerichtete Prozesse zur Verbesserung der Kommunikation, klarer Priorisierungen und aktives Steuern in Bezug auf time, scope und budget:  

1. Strukturierung der Gesamtsituation durch Erarbeitung einer Programm-Governance und zielgerichtete Etablierung der Governance auf allen Ebenen (Programm, Projekte, Teilprojekte, Teams)

2. Schärfung der Lieferinhalte und Organisation der Planungen sowie kontinuierliches Tracking des Budgets und der Ressourcenkapazitäten

3. Etablierung von sinnvollen Reporting- und Kommunikationsstrukturen. Aufsetzen eines effizienten Budgetcontrollings

4. Koordination und Management der Auswirkungen aufgrund der zeitlichen Verschiebungen

Erfolg & Ergebnis 

Das effiziente Workstream PMO des Bereichs Frontends and Channels hat maßgeblich zur erfolgreichen Lieferung des Scopes innerhalb der von der Programmleitung vorgegebenen finalen Timeline beigetragen.  

Als Schlüsselfaktoren haben sich die Etablierung effizienter Kommunikations-, Reporting- und Governancestrukturen, eine enge Budgetsteuerung des jährlichen Workstreambudgets im mittleren zweistelligen Millionenbereich sowie die zielgerichtete Strukturierung und Umsetzung der Ressourcenplanung nach Schärfung des Scopes bewährt.  

Diese Transparenz und Strukturen unterstützen die Projekte, sich auf die Lieferung ihres Projektauftrages zu konzentrieren und trug maßgeblich zu einer produktiven Arbeitsatmosphäre innerhalb des Workstreams bei. 

Das Programm konnte somit technisch und fachlich erfolgreich geliefert werden.